Organizzazione 2017: come intendo non perdermi i pezzi
Se voi mi aveste conosciuta da studente, avreste pensato che mi avessero educata in una cellula distaccata della gioventù nazista, oppure nell’esercito israeliano, per poi trasferirmi in un piccolo comune della provincia di Torino con l’obiettivo di scatenare la terza guerra mondiale. Perché dal punto di vista organizzativo, amici, ero un soldatino. Tutto calcolato ed eseguito nei tempi, non mi dimenticavo mai scadenze e incombenze (incluse quelle che mi facevano cagare, mentre ora son tutta una dimenticanza freudiana), mai un ritardo, mai perso un treno, mai lasciato sull’autobus il dizionario la mattina della versione.
Quando sono diventata lavoratrice, ho iniziato a scordarmi le cose, a perderle, a non sentire la sveglia. Andando a vivere da sola, ho dovuto adottare stupidi espedienti: ad esempio, domiciliare le utenze per essere certa di pagarle, radunare le incombenze periodiche nello stesso giorno per trasformarle in un automatismo (es. il 1 del mese cambio la cartuccia alla caraffa filtrante e faccio benzina, il 28 faccio la ceretta e controllo lo stipendio sul conto corrente). Ciononostante, mi dimentico tantissime cose: comprensibilmente, mi rifiuto di fare le telefonate di natura burocratica, ma mi passano di mente anche cose tutto sommato piacevoli come ritirare i vestiti dalla sarta. Questo rincoglionimento precoce si accompagna alla mia proverbiale Fear of Missing Out, quindi mi ostino a voler fare cose e vedere gente senza essere minimamente capace di tenere le fila della mia vita.
Alle incombenze personali, si sommano quelle professionali. Per sua natura, il mio lavoro è soggetto a interruzioni e discontinuità: coordino dei progetti per cui devo rispondere al telefono, spostarmi in altre stanze, ospitare colleghi nella mia. Ad incrementare i fattori di deconcentrazione, ho lavorato spesso in open space con una radio, 7 persone e altrettanti telefoni, cellulari, computer, stampanti. Una delle scene ricorrenti sono io che, finita una conversazione telefonica per risolvere una rogna improrogabile, riattacco e cerco disperatamente di ricordarmi cosa stavo facendo prima. Magari avevo in canna il titolo di una bellissima slide, ma me lo sono dimenticato e mi tocca ricominciare.
Aggiungiamoci che ci metto spesso del mio e che -come tutte le menti brillanti e tormentate– soffro di periodiche crisi motivazionali: in quei momenti, tutto mi ricordo e ho voglia di fare tranne ciò che dovrei. Per dire, in questo post non esageravo.
Questo nuovo anno lavorativo si preannuncia più difficile dei precedenti perché aggiungiamo un’altra variabile, di 6 mesi e 9 kg. Io ho cercato di snellire al massimo la routine scegliendo un asilo vicino a casa, privato e con orario full-time, senza coinvolgere altre figure come tate e baby sitter che avrebbero ulteriormente complicato il ménage. Ma dovremo fare fronte a imprevisti e incombenze varie, e non ho nessuna intenzione di fare la figura della simpatica mamma pasticciona (anche perché sapete come la penso in merito). Inoltre, non ve lo nascondo, mi piacerebbe riuscire a dimostrare a me stessa, ai miei datori di lavoro e al mondo intero che sono capace, che esiste un modo per avere una famiglia e conservare una professionalità.
Per cui ho deciso di ritornare alle care vecchie regole di un tempo e di dotarmi degli strumenti necessari. La premessa è che -nonostante ne riconosca il potenziale motivante- non sarò mai un’adepta del bullet journaling né avrò una di quelle agende da decorare con washi tape, stickers e tecniche di scrapbooking avanzato. Amici, non ho tempo di fare quello che devo fare, figuriamoci se ho tempo di scriverlo in modo grazioso, o en-pendent.
Il mio metodo comprende 2 strumenti di scrittura e 4 supporti, tutti semplici e complementari.
organizzazione 2017: il quaderno degli appunti
Che deve sempre e comunque venire con me in riunione, in trasferta o in tutte le occasioni in cui mi devo segnare fatti e osservazioni. É esclusivamente dedicato al lavoro e funziona in base a due regole:
1-segnare e marcare con l’evidenziatore data e l’occasione in cui sto prendendo appunti (es: 17 maggio, stock meeting). Questo perché, se in futuro qualcuno avrà dei dubbi sarà facile per me scioglierli, sempre che io abbia preso appunti scrupolosamente, chiaro. Non avete idea di quanti milioni di punti potrete guadagnare agli occhi dei vostri superiori o colleghi dicendo: “Aspetti, mi lasci verificare” e poi uscirvene con l’informazione che gli altri hanno perso. A me è successo forse 2 volte, ma avevo un ex collega bravissimo in quest’arte e infatti era il cocco dell’amministratore delegato (che invece a me suggeriva di mangiare mandorle, per dire).
2-L’ideale sarebbe fare sempre un verbale a fine riunione e condividerlo, ma questo sconfina nell’ossessivo compulsivo e in condizioni normali non è necessario: non nascondo però che in team molto anarchici/disorganizzati o in realtà professionali in cui pararsi il culo coprirsi la schiena è fondamentale, un report dettagliato e condiviso è la soluzione. In ogni caso, a fine riunione, è bene dedicare pochi minuti a un debrief individuale durante il quale trasformare idee, propositi e progetti in task (miei e altrui), da segnare nell’agenda settimanale del lavoro.
ORGANIZZAZIONE 2017: IL QUADERNO DElle idee
Che invece sta sulla scrivania, sotto i gomiti e prima della tastiera. Per me è una specie di purgatorio, in cui stanno alcuni contenuti in attesa di essere trasferiti altrove: ad esempio, per appuntare un indirizzo email da registrare in rubrica, o un appuntamento da segnare in agenda, per fare lo schizzo di una presentazione o di un grafico se parlando con qualcuno non mi riesco a spiegare bene, oppure per scarabocchiare mentre sono al telefono. Per questo motivo, è privo di righe e quadretti. Ovviamente il quaderno delle idee vive fisso sulla scrivania e non torna a casa con me.
Quello che sto usando è di Muji e ha un formato che ricorda l’A3, ma deve essere tipico del Giappone perché non coincide con niente.
ORGANIZZAZIONE 2017: il planner settimanale del lavoro
In questo segno gli appuntamenti, marcando l’orario con l’evidenziatore. Invece, i tasks i to-do vengono segnati secondo una logica di first-in. Le mie regole sono 3 e sono semplici:
1-all’insorgere di un compito, devo segnarmi sia di farlo, sia di controllare di averlo fatto. Caso: alle 11 di martedì il mio capo mi richiede un’analisi statistica che dovrò presentargli venerdì, per cui io segnerò nella pagina di martedì stesso “fare statistica per capo” e nella pagina di giovedì “hai fatto statistica per capo?”. È importante segnarlo nel giorno stesso in cui il compito si presenta, non perché sia obbligatorio o realistico gestire il task proprio in quel giorno, ma perché è tassativo dedicare qualche minuto a pensarci (vedi punto 3)
2-all’insorgere di una richiesta fatta ad altri, segnare già i solleciti: appena mandata una email a Tizio per chiedergli un set di dati entro mercoledì, segno direttamente nella pagina di martedì mattina “Tizio ha consegnato dati?”.
3-a fine giornata, prima di andare a casa, ricontrollo i task del giorno non portati a termine e li riscrivo, in ordine di priorità, nel giorno o nei giorni successivi. Se mi rendo conto che un task è molto complesso (es. presentazione powerpoint lanci 2017), e pertanto non riesco ad approcciarlo, lo scompongo in sotto-task (es. creare template, ricerca immagini, slides prodotto 1, slides prodotto 2 etc) con l’aiuto del quaderno delle idee, che è per sua natura quello su cui faccio i ragionamenti a piede libero. I task si attribuiscono poi ai vari giorni. Il momento in cui ricontrollo i compiti del giorno dopo (10 minuti al massimo) è anche quello in cui vuoto il cestino, archivio le email, ripulisco il desktop e annoto l’orario di uscita (incombenza importante nel caso in cui facciate straordinari retribuiti o abbiate permessi recuperabili). Questo planner sta al lavoro e non torna a casa con me.
Quello che sto usando è di tiger e ha un formato che ricorda A4 orizzontale.
ORGANIZZAZIONE 2017: penne ed evidenziatori.
Non avendo io un metodo colorimetrico, me ne basta uno solo ma in effetti uno potrebbe segnare le riunioni fuori sede in un colore, quelle interne in un altro, o comunque creare dei criteri personali per marcare gli eventi in modo diverso.
Tutta la cancelleria che uso io arriva da orridi bazar gestiti da cinesi.
Ecco qui tutti i miei paper device
ORGANIZZAZIONE 2017: l’agenda giornaliera della vita privata.
Quest’anno mi sentivo nostalgica, mi mancava il l Liceo Ginnasio Vincenzo Gioberti, sezione C. Da qualche giorno possiedo una Smemoranda 12 mesi, edizione letteraria: in formato A6, a quadretti, con dentro i racconti di Guido Catalano, Sandrone Dazieri, Elasti, Chiara Gamberale, Fabio Genovesi, Marco Malvaldi, Marco Missiroli, Michela Murgia, Aldo Nove, Gino & Michele. É compatta, agile, sobria ed elegante: in poche parole, tutto ciò che io vorrei essere sul lavoro.
Quest’ultimo sarebbe un altro grande proposito del mio ritorno: mantenere sul lavoro un profilo più basso. Non che normalmente limoni con i magazzinieri sdraiandomi sui pallet, o balli sulle scrivanie usando le pinzatrici come nacchere, capiamoci. Ma compio frequenti sbrodolature: sono troppo amichevole, racconto i fatti miei, sbuffo, perdo le staffe ed esprimo opinioni non richieste a voce alta.
In questi mesi ho rivalutato il silenzio e la riservatezza negli altri. Mi piacerebbe che questa ammirazione desse un risultato tangibile e non restasse nel grande scatolone delle cose che mi piacciono ma non riesco a fare mie. Per dire, non vorrei che restasse lì, a fare la muffa, insieme ai corsi di francese, alla magrezza e agli smokey eyes.
Alessandra
Dicembre 7, 2016 at 9:46 am
Anche io vorrei tanto riuscire a mantenere un profilo più basso ma poi faccio le faccette, sbuffo, mi escono battute al veleno. Mi sa che non sarò mai amministratore delegato, ahimè. Per il planner settimanale del lavoro ti consiglio Trello se consideri l’idea di non usare per forza la carta. È organizzato in board to do, doing e done facilmente spostabili e puoi assegnare compiti e marcare con colori e date. In bocca al lupo!
gynepraio
Dicembre 7, 2016 at 8:33 pm
Di Trello ho sentito un gran bene, in particolare ne parlano i freelance di nuova generazione come dello strumento per gestire i “team liquidi” proprio perchè puoi attribuire i task ai vari partecipanti. Magari provo a capire come funziona
Elisa
Dicembre 7, 2016 at 10:25 am
Ho un’organizzazione simile alla tua ma non così precisa! Prenderò ispirazione per migliorare! Prima tappa, acquisto cancelleria! 🙂 Elisa
gynepraio
Dicembre 7, 2016 at 8:31 pm
In realtà credo che non sia così necessario questo puntiglio. Io ammetto di avere poca memoria per le incombenze, se non facessi così mi dimenticherei pure di fare pipì
Gio
Dicembre 7, 2016 at 10:49 am
Anche io scarabocchio liste di cose da fare, provare, sperimentare, organizzare ecc. su quaderni, mi costruisco maniacali calendari per la correzione delle mie bozze (sono una redattrice editoriale, ndr) e cerco di sfruttare al meglio le infinite potenzialità della cancelleria Tiger-Muji-Fabriano!
gynepraio
Dicembre 7, 2016 at 8:30 pm
Se sei maniacale allora possiamo essere amiche, molto bene.
Sere
Dicembre 7, 2016 at 10:49 am
Quanto vorrei, anche io, essere sobria, elegante, agile ed evitare tutto ciò che è troppo “personale”! Se ci riesci, aiutaci tu Valeria 🙂
gynepraio
Dicembre 7, 2016 at 8:30 pm
Mi piacerebbe ma in questo senso sono un disastro. Devo studiare.
Manuela
Dicembre 7, 2016 at 12:55 pm
Stamperò questo post e lo appenderò nella mia stanza, ho già comprato il planning di Tiger, sperando di diventare anche io non dico sobria ed elegante, ma a non fare pastrocchi!
gynepraio
Dicembre 7, 2016 at 8:28 pm
Alla fine ciò che conta è evitare le macro figuracce, poi a diventare signorine c’è sempre tempo
Alice
Dicembre 8, 2016 at 12:29 am
Va be.. Ciao. Dopo il secondo figlio sto ancora cercando di rimettere insieme la mia professionalità perduta ed anche i neuroni. Mi accontento di andare al lavoro vestita bene, ma io sono un prepress graphic designer e da me ci si aspetta anche tanta sregolatezza. Ti invidio perché le mie sinapsi non saranno mai così organizzate. Proverò a prendere spunto.
gynepraio
Dicembre 15, 2016 at 8:19 am
In realtà anche io ho forti dubbi sulla mia capacità di mettere in atto questi propositi. Ma voglio provarci, su!
luk
Dicembre 8, 2016 at 12:32 pm
questo post parla di tutto ciò da cui rifuggo a gambe levate, pur con discreti sensi di colpa. Se fossi americano probabilmente avrei fatto una svolta dopo aver seguito il corso “7 habits” (che ho annoverato nella categoria “corsi sul buon senso”) ma ahimè nemmeno quello mi ha scalfito !
gynepraio
Dicembre 15, 2016 at 8:16 am
Ma ho letto che ha venduto 25 milioni di copie! Devo leggerlo, basta.
Francesca Iconigli
Dicembre 9, 2016 at 2:56 pm
Sarò banale: in studio tutti usiamo Outlook e devo dire che il meccanismo delle Attività con scadenza e il relativo calendario rispondono all’esigenza di planning, ordine e non da ultimo efficacia probatoria (esempio: chi ha scritto cosa a cliente, chi ha detto di fare cosa a un’udienza, chi doveva verificare esito notifica…). Per le cose personali un mix di Moleskine, quadernatti e post it sparsi nelle tasche.
gynepraio
Dicembre 15, 2016 at 8:12 am
I post-it funzionano egregiamente per il loro potere visivo (infatti sono il metodo più usato da chi soffre di ADHS) ma non li uso perchè li trovo brutti come la guerra. Se ne trovo di belli, me li compro.
virginiamanda
Dicembre 9, 2016 at 9:28 pm
Io sono d’accordo su tutto e condivido -ahimè – lo sfacelo post- università. Da soldato prussiano rigoroso a dissidente garibaldina con la sola pronuncia della formula:”La dichiaro dottoressa magistrale”.
Nel mio caso ho fatto così:
-mai lavoro a casa, piuttosto un’ora in più in ufficio (tutti i fogli rimangono nella scrivania designata)
– Google drive. Sarò modesta, rispetto a voi super lavoratrici d’alto borgo che usate sistemi sofisticati impiantati da team di saggi consulenti gestionali dedicati, ma a me ha risolto , non dico la vita (magari bastasse Google drive! ) ma molte incombenze pratiche. Esempio: mantenere sullo stesso documento condiviso tutti i verbali delle riunioni dello stesso tipo (cioè sullo stesso progetto, o dello stesso gruppo di lavoro). Così tutti possono modificare durante la riunione aggiungendo i punti chiave trattati e avere un riferimento futuro. Funzione Calendar: lo scrivi e non ci pensi più.
Puoi connetterti al tuo account da qualsiasi dispositivo, anche da casa, così si evita il problema di dove l’ho messo/ dove l’ho scritto.
Lo so, non ho mai lavorato in Italia e non so se una divisione così democratica del lavoro come quella di Google drive sia fattibile. (Chiunque abbia accesso al documento può modificarlo e commentarlo).
– Routine: leggere le mail alle 7:30/8:00 insomma appena arrivata, rispondere subito a quelle urgenti, inviare solleciti a quelli che dovevano/dovranno fare cose per me, controllare la Giornata Da Affrontare e verificare di avere tutto l’occorrente (materiale, materiale umano, idee, tempo, dispositivi che funzionano). Fare queste attività tutte le mattine, nello stesso ordine, aiuta a concentrarsi e a perdere meno pezzi. Se necessario (perché il posto è caotico), meglio arrivare venti minuti prima.
– organizzazione della scrivania. Dedicare un’ora all’ordine della postazione di lavoro mi ha risparmiato molte ore di dove l’ho messo dove/l’ho scritto. Ho fatto cosi: scompartimenti con le etichette, rispettati scrupolosamente. Non esiste l’etichetta miscellanea/non lo so/lo faccio dopo. Ogni scompartimento ha il nome di una attività e li ci finiscono tutti i documenti cartacei dedicati. Scrivania sempre vuota, escluso il quaderno/agenda/calendario dove segni le idee o scarabocchi.
Dici che ci sia ancora speranza per il soldato prussiano?
gynepraio
Dicembre 15, 2016 at 8:09 am
Soldato? Ufficiale, almeno.
La scrivania vuota, comunque, per me è la vita.
Giulia
Dicembre 12, 2016 at 11:01 am
Quante idee! Sicuramente cercherò d’incorporare alcune delle tue tecniche nella mia routine! Io ho optato per il bullet journal, ma appunto senza font elaborati, disegnini o cose varie. Mi trovo bene perché in quanto persona che si riduce sempre all’ultimo, riesco ad avere grazie al “metodo” monthly tasks, weekly tasks a daily tasks una visione d’insieme più chiara. Sono all’ultimo anno di specialistica ma il tuo post verrà preziosamente custodito per il mio futuro ingresso nel mondo del lavoro! Felicissima di avere scoperto il tuo Blog.
gynepraio
Dicembre 15, 2016 at 8:07 am
In bocca al lupo per la fine degli studi, allora!
Sara Caulfield
Dicembre 15, 2016 at 3:44 am
Ah amica Valeria, quanto mi ritrovo in queste parole!
Quella dei “meeting minutes” (o come lo chiami tu “verbale”) è un’abitudune che non riuscirò mai a togliermi. Lo faccio soprattutto perché so che spesso alcuni punti vengono sottovalutati e non voglio che il mio team mi venga a rompere i coglioni perché si era perso un pezzo e così siamo tutti on point (sì, lo faccio anche per la mia salute mentale).
gynepraio
Dicembre 15, 2016 at 8:05 am
Inviare un verbale soddisfa le mie ansie ossessivo-compulsive e mi fa sentire molto virtuosa, ma purtroppo spesso gestisco io le riunioni per cui prendere appunti diventa molto difficile. Ma negli ambienti in cui il “ah ma non lo sapevo” è la regola, non c’è altra soluzione.
siboney2046
Gennaio 4, 2017 at 12:19 am
Quello che mi dispiace del mio lavoro è non avere una scrivania che mi permetta di distribuire tutte queste cose organizzativo che amo molto!