Siccome i post utili sono tra quelli più richiesti e apprezzati, ne avevo promesso uno a tema organizzazione per il 2018: il fatto che non sia riuscita a scriverlo in tempo, la dice lunghissima su quanto io sia organizzata ultimamente e quanto sarebbe meglio che andaste a leggere i post delle americane maniache del rigore.
La maggior parte di queste guru vi spiegano come gestire i cosiddetti compiti fastidiosi (pagare bollette in posta, andare in banca a richiedere un nuovo libretto degli assegni, girare tipo trottola impazzita a ritirare tintoria e rifare le suole, pulire le tapparelle). Lungi da me dirvi come si gestiscono i compiti fastidiosi perché ancora non l’ho capito, procrastino che è un piacere, faccio tutto col culo e tendo ad autosabotarmi. Le dee della produttività americane tipo Melissa Cassera dicono che i compiti fastidiosi si gestiscono utilizzando una tecnica definita “batching”: metti insieme i compiti simili tra loro e falli in serie, sfruttando l’economia di scala che si crea quando ormai ti sei impratichito in qualcosa. In altre parole, meglio un enorme boccone amaro che mille bocconcini amari anch’essi.
Io, per appuntarmi questo tipo di incombenze, uso un’agenda. Quest’anno, come l’anno scorso, ho ricevuto in dono una Smemoranda Letteraria 2018. Me ne hanno data una nera, una viola e una verde: ho deciso di tenere per me la verde perché c’è bisogno di speranza, in questo anno che purtroppo sta iniziando sotto una brutta luce, mentre le altre due le ho omaggiate a due persone a me care dove con care intendiamo che mi hanno fatto molti favori e quindi se lo meritano. Io la amo non solo perché mi riporta a quando al ginnasio ci scrivevo sopra “larga la foglia, stretta la via, io ti lascio la firma mia” ma anche perché, non essendo fan di bullet journaling, scrapbooking e altre simili amenità, vorrei uno strumento sobrio che si intoni alle mie mise da signorina Rottenmeier.

Verde, corna, dita incrociate

Preferisco parlare dei compiti che ci spaventano, i famosissimi progettoni oltre i quali si nasconde un succulento obiettivo e che custodiscono in sé un potenziale interessante che deve solo essere tolto dal viluppo per rivelarsi appieno. Perché, innegabilmente, sono i progettoni che danno soddisfazione e non certo i compitini delle vacanze. Per chiarirci, ecco degli esempi lampanti di progettone:

• progettoni professionali: un calendario editoriale, la tesi magistrale, il lancio di un prodotto, un lavoro di gruppo accademico
• progettoni personali: restyling vetrine professionali (es. profilo Linkedin+mediakit+curriculum), decluttering domestico radicale, organizzazione di una festa di compleanno per i vostri tre figli gemelli

IL SUBTASKING COME ANTIDOTO ALL’ANSIA DA PROGETTONE

È con immodestia e sicumera che mi accingo a rivelarvi la chiave di gestione dei progettoni: è il subtasking cioè la scomposizione in sotto-task. Ecco perché il subtasking è la risposta all’ansia:

• costringe a guardare l’incarico da mille punti di vista e incanala il perfezionismo
• costringe a quantificare le risorse necessarie (umane, economiche, pratiche)
• incoraggia a delegare l’inessenziale
• ridimensiona il concetto di urgenza
• ti costringe a fare i conti con i tempi

La notizia buona è che il subtasking è una prassi routinaria e spesso i progettoni si scompongono in maniera molto simile e meccanica. Ad esempio, questo è il modo tipico in cui può essere scomposto in subtasks il progetto “blogpost su wordpress” con dei tempi tipici. Ho imparato a scomporlo, adesso tutti i miei post seguono questo modello anche se con leggere variazioni nei tempi.

• scaletta contenuti 15 min
• stesura contenuti 120 min
• scatti o selezione immagini 15 min
• scelta set di parole chiave con strumento Google 5 min
• definizione titolo e snippet 10 min
• creazione cover image 10 min
• adeguamento contenuti con YOAST 10 min
• scheduling e creazione shortlink 2 min
• condivisioni giorno 0 su FB e Bloglovin 2 min
• condivisioni giorno +1 su TW 2 min
• condivisioni giorno +2 su IG e IG stories 5 min
• analisi statistiche 2 min
• moderazione e risposta ai commenti 12 min
  Totale: 210 minuti pari a 3 ore e mezzo circa (sì, ci metto così tanto a scrivere, è la verità)

Per quanto riguarda la gestione operativa del subtasking, i metodi sono due:

subtasking ANALOGICO

• Elencare e prioritizzare i task su un foglio di carta. A me piacciono i quadernoni pasticcioni e vi suggerisco quello che utilizzo da anni di Muji in un formato che somiglia a un A3.
• Riportare i singoli task su un planner con vista settimanale. Come l’anno scorso, riconfermo che il migliore è questo di Tiger che però io uso solo ed esclusivamente per l’attività professionale.

subtasking DIGITALE

Dovete usare Asana, che è un’applicazione per desktop e mobile che serve a gestire i progetti anche collettivi. Per questo motivo Asana si presta ai lavori di gruppo universitari, anche se per forza di cose ogni membro del gruppo dovrà avere un account. L’account si crea rapidamente e per chi ha un profilo Google l’operazione è ancora più rapida.

subtasking con asana: STEP 1

L’utente Asana parte creando un progetto generale, che possiamo definire come un ambito d’azione. Esempio di progetto:

• ricerca nuovo lavoro 2018
• tesi magistrale in filosofia

subtasking con asana: STEP 2

Crea poi dei macrotask (che in Asana si chiamano Section) e attribuisce a ognuno un project manager, un nome e una descrizione se il nome non è autoesplicativo. Esempi di macrotask/section del progetto: “ricerca nuovo lavoro 2018”

• aggiornamento profilo Linkedin
• revisione curriculum
• stesura cover letter
• creazione media kit

Esempi di macrotask del progetto. “tesi magistrale in filosofia”

• ricerca fonti
• effettuare interviste
• stesura corpo tesi
• slides di presentazione

subtasking con asana: STEP 3

Poi si scompone ciascun macrotask in subtask e attribuisce a ognuno:

• un nome
• una deadline
• un incaricato (se stesso, o un altro partecipante al progetto)
• eventuali followers (altri partecipanti del progetto che devono essere tenuti al corrente)
• eventuali allegati se necessario
• eventuali commenti che sorgono in progress

Esempi di subtask per macrotask “revisione curriculum”

• benchmark dei curriculum altrui
• revisione sezione anagrafica
• revisione sezione istruzione e formazione
• revisione sezione esperienze professionali
• scattare nuova profile pic a cura del fotografo Mario Rossi
• impaginazione a cura del grafico Paolo Bianchi
• traduzione in lingua inglese a cura del traduttore Luca Neri
• rendere navigabile su Linkedin
• inviare a tutti gli headhunter
• uploadare tutti siti di jobsearch

I task, una volta creati e portati a termine possono essere segnati come “conclusi” da diretto incaricato rendendo visivamente intuibile il progress dell’operazione e informando contemporaneamente gli altri follower dell’avvenuto completamento. È possibile ovviamente impostare dei promemoria giornalieri via email, dei riepiloghi e degli strumenti di controllo personalizzati.

Sembra macchinoso, e infatti inizialmente lo è: tuttavia il lavoro di subtasking digitale non è superiore a quello che si farebbe su carta. I task, ad esempio, possono essere creati in ordine sparso e riordinati sequenziamente, cosa che su carta non è altrettanto facile. Gli utenti di Asana veramente catechizzati lo usano anche per i debrief: al termine di una riunione, anziché mandare un’email di riepilogo di cosa si è detto e di chi-fa-cosa, si creano e si attribuiscono direttamente progetti, section e task. Asana, poiché genera una email chiara e inequivocabile ogni qualvolta ci viene attribuito un task, ti toglie anche l’onere di scrivere pietose richieste ai colleghi, per intenderci quei messaggi ricchi di come concordato, come da richiesta di, per favore, se non ti spiace, non appena riesci, asap, grazie, attendo tuo feedback. Asana ti solleva dal dovere di essere gentile e ti autorizza a dare ordini, se il project manager sei tu.

Per i progetti che coinvolgono più persone c’è la possibilità di monitorare l’operato dei propri collaboratori e, anche a distanza, verificare l’esecuzione degli incarichi a loro attribuiti. Diventa dunque un utile strumento per tirare dei culi pazzeschi ai colleghi lavativi o ai collaboratori riottosi che non accettano la vostra supremazia. Io, che sono collaboratrice, me ne becco circa 3 a settimana.

Altro vantaggio, soprattutto per freelance o individui “fatturanti” è uno strumento ottimo per segnare e calcolare le ore di lavoro (o giornate-uomo, come dicono le società di consulenza) necessarie a ultimare un progetto e quindi capire se i preventivi che fate sono realistici o se finirete in bancarotta prima ancora di uscire dal regime dei minimi.
Innegabile pregio di Asana, la versione accessibile a tutti è ricca di funzionalità e soprattutto gratuita.

Per approfondire l’argomento organizzazione e strumenti necessari alla vita d’ufficio, questo è il post scritto un anno fa.